社会人の学び

辞書登録を有効活用して作業効率化!登録の仕方から使用方法まで解説します!

社会人なら誰でも一度は

仕事ができるようになりたい

と思ったことがあるのではないでしょうか。

日々メールの返信や文書作成に追われている方の

入力ミスを減らしたい!
仕事を速く処理したい!

にお応えできるはずです。

速記文字のように使いこなせるようになると文章作成のスピードが格段にスピードアップするはずです。

ブログ作成の作業効率化にもつながるかもしれませんね!!

辞書登録の方法

①タスクバーにある「あ」or「A」を右クリック

※PC画面の右下にあるバーを「タスクバー」といいます。

②単語の追加をクリック

「あ」or「A」を右クリックすると↓のような画面が表示されるので「単語の追加」をクリックしてください。

③登録画面を入力して「登録」をクリック

↓の登録画面が表示されます。

~作業手順~

・「単語」に登録したい言葉を入力してください。
・「よみ」に短縮文字を入力してください。
※漢字は使用できないのでひらがなor数字を登録
・品詞はなんでも特に問題ありませんがこの場合は短縮を選択します。
・最後に登録ボタンをクリックしてください。

ここまでで登録作業は完了です。

登録内容は先ほどの画面ユーザー辞書ツールをクリックすると確認できます。

こんな感じに反映されています。

実際の使用方法

先ほど登録した言葉を試しにwordで使ってみましょう!

「おつ」と入力して変換キーまたはスペースキーを押してください。
※エンターで確定する前に変換、スペースキーを押すようにしてください。

このような形で先ほど登録した言葉が予測候補に上がってきます。

辞書登録を使うメリット

辞書登録を使うことによって得られるメリットは

・入力作業が速くなること

・タイプミスが減ること

です。

ビジネスマンであればスピードと正確性が求められます。特に事務職であればなおさら。

メールのレスポンスが遅くてもイメージダウンとなってしまいますし取引先の会社名や名前をタイプミスしてしまうと相手からの信用を失ってしまうことに繋がりかねません。

だからこそ対策が必要になります。

人為的ミスはどうしても起きてしまいます。

間違いないように気を付けよう!

という気持ちの面での対応では限界があります。

ただ気をつけるより

ミスをしない仕組みづくり

に力を入れることの方がはるかに大事です。

そんな時登録辞書登録を利用すると効果抜群です。

うっかり取引先相手の苗字の漢字を間違えてしまった(>_<)

というミスはなくなるはずです。

辞書登録をお勧めする言葉

辞書登録をしておくと便利な言葉を紹介します。参考にしてください。

短縮文字 登録する言葉
いつ いつも大変お世話になっております。○○株式会社○○部の〇〇です。
おつ お疲れ様です。○○部の○○です。
めーる 自分or会社のメールアドレス
じゅうしょ 自分or会社の住所
でんわ 電話番号
おいそ お忙しいところ恐れ入りますが
こんご 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
ごか ご確認くださいますようお願いいたします。
とっぷ 企業のトップページURL
にってい 以下日程のご都合はいかがでしょうか。
日時:〇月〇日(〇)〇:〇~〇:〇場所:

あとは取引先の正式名称や取引先の方のお名前など、よく使う言葉や間違えてはいけない言葉を登録しておくと便利です。

短縮文字はもちろん一文字でもOKですし「1」とかでも登録可能です。

ただし、どの言葉で登録したのか忘れてしまっては本末転倒…

ですので覚えやすい短縮文字を使用することをお勧めします。

短縮文字は自分が覚えやすい言葉で登録すること!

まとめ

いかがでしたでしょうか。

辞書登録を有効活用することで、定型文の作成作業の効率化方法がお分かりいただけたでしょうか。

どれだけ入力スピードを磨いても5秒で50文字を入力することは不可能に近いです。

ですが辞書登録してある定型文であれば可能になります。

今後メールがなくなりチャットが使われるようになったとしても文字をタイピングする作業は当分なくならないことが想定されます。

使いこなすことによって生涯のスキルとなると思いますので是非試してみてください。